Privacybeleid

Wie zijn wij?

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:

Wij zijn een professioneel trainings- en adviesbedrijf op het gebied van weerbaarheid, agressie- en de-escalatietraining, BHV, stadionveiligheid, veiligheidsadvies en kickbokstraining.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienstverlening en de manier waarop u contact met ons opneemt, verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

Contactformulier en e-mailverkeer

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Organisatienaam en functie (optioneel)
• Inhoud van het bericht

Deelnemers aan trainingen en opleidingen

• Voor- en achternaam
• E-mailadres en telefoonnummer
• Organisatienaam en functie
• Geboortedatum (indien vereist voor certificering)
• Trainingsresultaten en aanwezigheidsregistratie
• Bijzondere gezondheidsinformatie uitsluitend indien relevant voor deelname aan fysieke trainingen, en alleen na uitdrukkelijke toestemming

Opdrachtgevers en zakelijke contacten

• Contactpersoon naam, e-mail en telefoon
• Factuurgegevens (bedrijfsnaam, adres, KvK, BTW)
• Correspondentie en offertes

Websitebezoekers

• IP-adres (geanonimiseerd)
• Browsertype en apparaatinformatie
• Bezochte pagina's en tijdstip van bezoek
• Taalvoorkeur (lokaal opgeslagen via localStorage)

Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden:

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)

• Inschrijving en planning van trainingen en opleidingen
• Uitvoering van adviesopdrachten
• Facturatie en administratie
• Verstrekking van deelnamecertificaten
• Communicatie over de dienstverlening

Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG)

• Verbetering van onze dienstverlening en website
• Beveiliging van onze systemen en netwerken
• Relatiebeheer met bestaande opdrachtgevers
• Opvolging van offerteaanvragen

Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)

• Verzenden van nieuwsbrieven en commerciële berichten
• Verwerking van bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens) voor fysieke trainingen
• Plaatsen van niet-functionele cookies

Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)

• Bewaren van factuurgegevens conform fiscale wetgeving (7 jaar)
• Verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten op grond van wettelijke verplichting

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt of op grond van de wet is vereist:

• Contactformuliergegevens: maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij een overeenkomst tot stand is gekomen
• Trainingsdeelnemers: 5 jaar na de training, mede ten behoeve van certificaatbeheer en eventuele aansprakelijkheidskwesties
• Facturatie- en contractgegevens: 7 jaar conform de wettelijke fiscale bewaarplicht
• Sollicitaties: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, tenzij schriftelijk toestemming voor langere bewaring is verleend (maximaal 1 jaar)
• Nieuwsbrief abonnees: totdat u zich afmeldt
• Website-analysegegevens: maximaal 14 maanden in geanonimiseerde vorm

Delen met derden

Eefting Solutions deelt uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, wettelijk verplicht is, of u daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

Wij kunnen samenwerken met de volgende categorieën verwerkers, met wie wij verwerkersovereenkomsten hebben gesloten:

• Webhosting en technisch beheer — voor de hosting van onze website
• E-mailprovider — voor zakelijke e-mailcommunicatie
• Boekhoud- en factuurprogramma — voor financiële administratie
• E-mailmarketingtool — voor het verzenden van nieuwsbrieven (alleen met uw toestemming)
• Websiteanalyse — voor geanonimiseerde statistieken (bijv. Google Analytics met IP-anonimisering)
• Certificeringsinstanties — voor de afgifte van erkende opleidingscertificaten (bijv. NIBHV)

Uw persoonsgegevens worden niet verkocht of verhuurd aan derden. Gegevens worden uitsluitend buiten de EER verwerkt indien adequate beschermingsmaatregelen aanwezig zijn.

Cookies en websiteanalyse

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Wij onderscheiden de volgende categorieën:

Functionele cookies (geen toestemming vereist)

Deze cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de website, zoals het onthouden van uw taalvoorkeur (NL/EN). Zonder deze cookies functioneert de website mogelijk niet correct.

Analytische cookies (geanonimiseerd, geen toestemming vereist)

Wij gebruiken Google Analytics met geactiveerde IP-anonimisering. De verzamelde gegevens worden gebruikt om het gebruik van onze website te analyseren en te verbeteren. Er worden geen persoonlijk herleidbare gegevens opgeslagen.

Marketing- en trackingcookies (toestemming vereist)

Indien wij derden-marketingcookies inzetten, vragen wij vooraf uw toestemming via een cookiebanner. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

Beveiliging

Eefting Solutions neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. De maatregelen omvatten onder andere:

• Versleutelde verbinding (HTTPS/SSL) voor onze website
• Toegangsbeperking tot persoonsgegevens op basis van need-to-know
• Gebruik van sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie
• Regelmatige back-ups van bedrijfsgegevens

Bij een datalek dat waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, stellen wij u hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte en melden wij dit — indien wettelijk vereist — bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Minderjarigen

Onze diensten zijn in beginsel niet gericht op personen jonger dan 18 jaar. Wij verwerken bewust geen persoonsgegevens van minderjarigen zonder schriftelijke toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Indien u vermoedt dat wij zonder toestemming gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neemt u dan contact met ons op via info@eeftingsolutions.com. Wij zullen de betreffende gegevens dan zo spoedig mogelijk verwijderen.

Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten. U kunt uw verzoek richten aan info@eeftingsolutions.com. Wij reageren binnen 30 dagen.

Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem dan eerst contact met ons op via info@eeftingsolutions.com. Wij lossen klachten graag in onderling overleg op.

Komen wij er samen niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij:

Wijzigingen in dit beleid

Eefting Solutions behoudt zich het recht voor dit privacybeleid op elk moment te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op www.eeftingsolutions.com/privacybeleid. De ingangsdatum bovenaan dit document geeft aan wanneer de meest recente versie van kracht is gegaan.

Bij substantiële wijzigingen die uw rechten raken, informeren wij u per e-mail indien wij uw e-mailadres hebben.